A gestão adequada de dados pessoais nas cooperativas é fundamental para evitar a aplicação de penalidades administrativas e garantir a correta aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A atuação de fiscalização e regulação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) mostra que quando as regras deixam de ser seguidas efetivamente, as sanções são aplicadas de forma imediata.
O Registro de Operações de Tratamento de Dados Pessoais (também conhecimento como RoPA – do inglês Record of Processing Activities) é um dos passos significativos do processo. Ele garante transparência, segurança e conformidade com a Lei (Confira mais sobre os documentos essenciais para a conformidade).
Estruturado para compilar as atividades de tratamento de dados pessoais realizadas, o registro é um documento essencial para facilitar a proteção dos dados pessoais e permitir o conhecimento sobre os tratamentos realizados. Ou seja, ele mostra como as operações são realizadas, passo a passo, desde a coleta do dado até a sua eliminação.
É importante ressaltar, no entanto, que a mera confecção do documento não é suficiente para atingir a conformidade. Como as rotinas nas organizações estão em constante transformação, revisão para manutenção do registro é uma obrigação necessária para garantir a efetividade da proteção dos direitos individuais e da segurança das informações, além de contribuir diretamente com o fortalecimento da confiança entre as cooperativas e os titulares.
A transparência alcançada com o documento é outro benefício chave, pois ele possibilita que as organizações forneçam informações claras aos titulares de dados pessoais sobre como suas informações são tratadas. Isso fortalece a confiança dos titulares com as cooperativas e pode ser um diferencial competitivo, destacando a responsabilidade da cooperativa em relação à privacidade e proteção de dados pessoais.
Além disso, o registro é uma ferramenta valiosa para a gestão de riscos, uma vez que apresenta uma visão clara de como os dados pessoais são utilizados nos processos, possibilitando que as cooperativas identifiquem potenciais vulnerabilidades e adotem medidas proativas para mitigação dos riscos.
Fique atento:
Além de uma obrigação legal prevista no art. 37 da LGPD, o registro pode ser solicitado a qualquer momento pela Autoridade Nacional (ANPD) durante eventual fiscalização ou auditoria.
Importante: A primeira penalidade aplicada pela ANPD decorreu da ausência de registro de operações de tratamento de dados pessoais (Confira mais informações sobre as penalidades aplicadas)
Informações indicadas
A LGPD não define, expressamente, quais informações devem estar contempladas no registro. A ANPD, por sua vez, divulgou um modelo simplificado para a operação, aplicável aos agentes de tratamento de pequeno porte e que apresenta diretrizes que auxiliam a construção do documento.
Além dessas diretrizes, cada cooperativa deve considerar a relevância que determinado campo representa para o seu programa de conformidade. Esta análise pode ser realizada a partir de reflexões, como:
- O campo auxilia no atendimento aos direitos dos titulares?
- O campo possibilita a identificação de possíveis vulnerabilidades?
- O campo permite o conhecimento sobre a atuação dos terceiros?
Gostou do tema? Nos acompanhe e fique por dentro dos avanços regulatórios envolvendo este importante documento para a conformidade das cooperativas e que contribui diretamente com o desenvolvimento da cultura de proteção de dados pessoais.
